На накладной какой формы водитель ставит отметку о приеме рпо

20. Доставка (вручение) РПО

20.1. Общий порядок доставки и вручения РПО регламентируется Правилами оказания услуг почтовой связи.

РПО, поступившие в дефектном состоянии, должны вручаться в соответствии с Порядком оформления и вручения дефектных почтовых отправлений и при выдаче должны быть вскрыты.

20.2. РПО доставляются по указанным на них адресам (кроме дефектных почтовых отправлений и РПО с описью вложения) или выдаются на объектах почтовой связи.

Доставке по адресу, указанному на почтовом отправлении, подлежат:

— почтовые отправления и уведомления о вручении категории «Заказное»;

— письменная корреспонденция с объявленной ценностью (в т.ч. почтовые отправления «Отправления 1-го класса» с объявленной ценностью);

— письменная корреспонденция с наложенным платежом до 20 000 рублей (в т.ч. почтовые отправления «Отправления 1-го класса» с наложенным платежом);

— почтовые отправления «Отправления 1-го класса».

20.3. При обращении получателя в ОПС за получением РПО без извещения ф. 22, но при условии сообщения номера ШПИ (ШИ) работники обязаны проверить поступление почтового отправления и при наличии выдать его.

20.4. Извещения ф. 22 на РПО, подлежащие выдаче в ОПС, опускаются в ячейки абонентских почтовых шкафов, ячейки абонементных почтовых шкафов, почтовые шкафы опорных пунктов, почтовые абонентские ящики.

20.5. Вторичные извещения ф. 22-в доставляются по адресу, указанному на извещении, и вручаются под расписку на отрывной части извещения с указанием даты вручения. При невозможности вручить извещение ф. 22-в под расписку его можно опустить в ячейку абонентского почтового шкафа, почтовые абонентские ящики, при этом на отрывной части извещения делается отметка «Опущено в абонентский почтовый ящик», проставляется дата, подпись почтового работника.

20.6. Заказные и с объявленной ценностью письма и бандероли, а также заказные уведомления о вручении выдаются адресатам под расписку на извещении ф. 22, посылки — под расписку адресата на оборотной стороне адресной части бланка сопроводительного адреса к посылке ф. 116, отправления EMS — под расписку адресата на листе бланка «E 1-в» «Подтверждение получения». В случае отсутствия сопроводительного бланка к посылке ф. 116, бланка «E 1-в» получатель расписывается в извещении ф. 22, оформленном почтовым работником.

Вручение РПО производится при предъявлении документов, удостоверяющих личность.

20.7. При получении РПО на оборотной стороне извещения ф. 22 (ф. 22-в), адресной части бланка сопроводительного адреса к посылке ф. 116 адресат указывает: вид предъявленного документа, удостоверяющего личность, его номер и серию, дату выдачи и кем выдан. После слов «Даю свое согласие на обработку моих персональных данных», указывает фамилию, проставляет подпись и дату получения РПО.

При получении отправления EMS на оборотной стороне бланка E 1-в «Подтверждение получения» получатель также указывает вид предъявленного документа, удостоверяющего личность, его номер и серию, дату выдачи и кем выдан, от руки пишет «Даю свое согласие на обработку моих персональных данных», указывает фамилию, проставляет подпись и дату получения отправления EMS.

20.8. При выдаче РПО работник отделения почтовой связи проверяет предъявленный документ, удостоверяющий личность, сличает данные, указанные на извещении, и подпись, с данными и подписью в предъявленном документе.

20.9. При вручении возвращенных или досланных (согласно заявлению отправителя/получателя) РПО (кроме внутренних отправлений EMS) взимается плата за их пересылку (возврат, досыл) в соответствии с установленными тарифами, если иное не предусмотрено договором.

20.10. Выдача возвращенных РПО в адрес юридического лица при наличии договора на оказание услуг почтовой связи производится по списку ф. 104-в, в котором указываются: вид, категория РПО, номера штриховых идентификаторов возвращенных РПО, вес каждого отправления, сумма платы за возврат. При этом выписывается одно извещение ф. 22 на общее количество приписанных к списку ф. 104-в РПО (приложение N 22). На последнем листе списка ф. 104-в цифрами и прописью проставляется общее количество отправлений, общая сумма платы за возврат, с учетом НДС. Отдельно указывается сумма НДС.

В механизированных ОПС, имеющих канал связи, список ф. 104-в составляется в четырех экземплярах. Первый экземпляр списка ф. 104-в передается получателю, второй и третий — направляются в бухгалтерию почтамта, четвертый остается в ОПС и подшивается к документам.

В механизированных ОПС без канала связи список ф. 104-в формируется в пяти экземплярах. Первый экземпляр списка ф. 104-в передается получателю, второй и третий — направляются в бухгалтерию почтамта, четвертый отправляется в Информационный пункт почтамта с отметкой «Для создания информации», пятый остается в ОПС и подшивается к документам.

Списки ф. 104-в подписываются работником ОПС и ответственным лицом ОПС. Проставляется оттиск календарного почтового штемпеля. Представитель юридического лица, принимая почтовые отправления, расписывается на списке ф. 104-в и на оборотной стороне извещения ф. 22, с указанием данных документа, удостоверяющего личность, номера и даты доверенности, даты получения почты. В списках ф. 104-в исправления не допускаются.

20.11. Регистрируемые ОВПО, поступившие в ОПС места назначения, подлежат выдаче с припиской к списку ф. 104 (приложение N 23), при этом работник ОПС обязан:

— проверить соответствие письма и/или карточки порядку оформления ОВПО: наличие зеленой полосы по краю и посередине конверта, а также надпись «ответное внутреннее почтовое отправление» на полосе, расположенной посередине;

— проштемпелевать и рассортировать на отдельные группы: по организациям-заявителям; по видам и категориям почтовых отправлений ОВПО — карточка (заказное), ОВПО — письмо (заказное);

— проверить наличие действующего договора на оказание услуги по приему, обработке, перевозке и вручению ОВПО;

— сверить уникальный номер, указанный в информационном письме, с номером, указанным на штампе «Оплата при вручении» ОВПО;

— сверить дату окончания приема ОВПО на штампе «Оплата при вручении» с датой календарного почтового штемпеля ОПС места приема (если дата КПШ ОПС места приема более поздняя, чем дата окончания приема ОВПО, — ОВПО передаются в невостребованные);

— взвесить, с проставлением веса на оболочке каждого почтового отправления, и протарифицировать ОВПО в соответствии с видом, категорией и весом (за ОВПО с нанесенными отправителем знаками почтовой оплаты, плата с организации-получателя не взимается);

— пересчитать и приписать к списку ф. 104 сформированные в группы почтовые отправления;

— передать в невостребованные недействительные ОВПО;

— составить извещения ф. 22 на заказные ОВПО и приписать их поименно к накладной ф. 16;

— в накладной поименной ф. 16 проставить отметку «По списку ф. 104 N _____ от __________».

Порядок приписки ОВПО к списку ф. 104:

— в строке «Выданных в ___» указывается наименование ОПС места назначения;

— в строке «Получатель» указывается наименование организации-заявителя и его фактический адрес.

В графы для записи информации о почтовых отправлениях вносятся следующие данные:

— в графе «Вид и категория почтового отправления» указывается: ОВПО — карточка (заказное), ОВПО — письмо (заказное), а также ОВПО с нанесенными отправителем знаками почтовой оплаты;

— в графе «Вес» указывается вес ОВПО;

— в графе «Тариф» указывается тариф за пересылку одного почтового отправления. При наличии ОВПО с нанесенными отправителем знаками почтовой оплаты в графе «Тариф» проставляется тариф, равный 0;

— в графе «Количество» указывается количество ОВПО, приписанных по видам и категориям ОВПО — карточка (заказное), ОВПО — письмо (заказное), а также указывается количество ОВПО с нанесенными отправителем знаками почтовой оплатой;

— в графе «Общая сумма тарифного сбора» указывается сумма тарифного сбора за пересылку по видам и категориям;

— в графе «НДС» указывается сумма НДС;

— в графе «Итого» подводятся общие итоги по количеству выдаваемых почтовых отправлений, общая сумма тарифного сбора за пересылку всех ОВПО, приписанных к данному списку, и общая сумма НДС.

Список ф. 104 подписывается двумя работниками ОПС места вручения (один из которых является контролирующим лицом), после чего ставится оттиск календарного почтового штемпеля.

20.12. При невозможности вручить регистрируемое почтовое отправление, доставляемое по адресу, указанному на РПО, извещение ф. 22 опускается в ячейку абонентского почтового шкафа, почтовые абонентские ящики, почтовый шкаф опорного пункта. При этом на накладной поименной ф. 16 в графе «Особые отметки» проставляется причина невручения и делается отметка: «Изв. оп. в п/я» (дата, время), которая подписывается работником, производившим доставку.

При неудачной попытке доставки регистрируемой письменной корреспонденции (почтовые карточки заказные, письма заказные, бандероли заказные, секограммы заказные, письма и бандероли с объявленной ценностью, подлежащие доставке), а также после доставки первичных извещений адресату (на письма и бандероли с объявленной ценностью, не подлежащие доставке, посылки) — выписать дубликат извещения ф. 22 на отправления, в котором проставить отметку «Неудачная попытка вручения», дату, время доставки, подпись почтальона и указать причину.

20.13. По возвращении из доставки почтальон сдает:

— накладные поименные ф. 16 (с расписками получателей), извещения ф. 22 на врученные РПО, бланки E 1-в «Подтверждение получения»;

— уведомления о вручении ф. 119 на врученные РПО;

— отрывные части вторичных извещений ф. 22-в;

— дубликаты извещений ф. 22 на РПО с отметкой «Неудачная попытка вручения»;

— принятые на дому заказные письма;

— квитанционные книжки формы N 1, ф. 47 и деньги.

20.14. Работник отделения почтовой связи, принимающий отчет от почтальона, проверяет исправность оболочек неврученных почтовых отправлений. В накладной поименной ф. 16 проставляет отметку о приеме отчета с указанием общего количества неврученных РПО, бланков уведомлений о вручении ф. 119 (на врученные РПО).

20.15. Возвращенные в ОПС почтальоном неврученные РПО передаются на хранение.

Хранение РПО осуществляется в отделении почтовой связи в течение месяца (30 календарных дней со дня поступления почтового отправления в ОПС).

РПО разряда «Судебное» хранятся в отделении почтовой связи 7 календарных дней со дня их поступления в ОПС.

Заказные письма Пенсионного фонда РФ хранятся в отделении почтовой связи 60 календарных дней со дня поступления их в ОПС.

Срок хранения почтового отправления может быть продлен в соответствии с условиями договора или по письменному заявлению отправителя или адресата на срок до двух месяцев со дня его поступления.

20.16. В ОПС РПО выдаются в таком же порядке, как при доставке по адресу, но с обязательной проверкой соответствия фактического веса весу, указанному на оболочке почтового отправления (кроме почтовых отправлений категории «Заказное»).

В необходимых случаях взимается плата за хранение (в соответствии с пунктом 21.11 настоящего Порядка).

20.17. При неявке адресатов за РПО в течение 5 рабочих дней (для РПО разряда «Судебное» в течение 3-х рабочих дней) после доставки первичных извещений ф. 22 им доставляются и вручаются под расписку вторичные извещения ф. 22-в. На оборотной стороне РПО или сопроводительного адреса к посылке делается отметка о дате и времени выписки вторичного извещения, которая подписывается почтовым работником.

20.18. После вручения РПО накладные поименные ф. 16 (с расписками получателей), извещения ф. 22 (ф. 22-в) на врученные РПО, бланки E 1-в «Подтверждение получения», извещения ф. 22 на возвращаемые и досылаемые РПО, сопроводительные бланки к посылкам ф. 116 (с расписками получателей):

— в механизированных ОПС передаются на ПКТ (ИС Почтамт — Доставочный участок) для ввода информации о выдаче, досыле и возврате РПО;

— на немеханизированных рабочих местах брошюруются в пачки, приписываются общим количеством по пачкам к накладной ф. 16 и при накладной ф. 16 передаются в почтамт.

20.19. Из ОПС, имеющих канал связи, и входящих в зону обслуживания АСЦ, отправка файлов с данными о выданных, досылаемых, возвращаемых РПО должна быть произведена в срок до отправки почты и по окончании рабочего дня. Из ОПС, не имеющих канала связи, отправку файлов (на электронных носителях) с данными о выданных, досылаемых, возвращаемых РПО производить одновременно с отправкой почты.

20.20. По окончании рабочего дня (смены) (или при передаче между операторами) проводится сверка движения РПО. Результаты подсчета записываются на последней накладной поименной ф. 16 за данный рабочий день. Контролирующее лицо сличает количество поступивших, выданных, досланных и возвращенных РПО с данными суточных итогов по итоговой квитанции ППП WinPost (Z-отчет) и расписывается в накладной поименной ф. 16.

20.21. В конце дня (смены) на оборотной стороне последней накладной поименной ф. 16 или чистом листе бумаги подводятся итоги движения РПО (выводятся остатки).

Для удобства и ускорения подведения итогов рекомендуется применять штампы следующей формы:

Дослано и возвращено

Проверил ________ (подпись)

Сдал ____________ (подпись)

Принял __________ (подпись)

Как заполнить транспортную накладную

Чтобы доставить на автомобиле коммерческий груз, в некоторых случаях вам понадобится транспортная накладная, но не всегда. Мы расскажем, когда она необходима и как её правильно заполнить.

Актуальная форма транспортной накладной

Правительство вновь обновило ТрН. Актуальная форма есть в четвёртом приложении постановления № 2200, а инструкция по её заполнению — в разделе IX.

Все документы переходят в электронную форму и транспортная накладная — не исключение. Внедряется электронная транспортная накладная — ЭТрН, цифровой аналог бумажной. Чтобы её оформить, участники сделки должны быть зарегистрированы в системе ЭДО и иметь электронную подпись.

Когда нужна транспортная накладная

Без ТрН можно обойтись, если покупатель самостоятельно забирает свой груз. Или когда груз везёт продавец, но доставка включена в стоимость товара.

Но если в договоре поставки выделена услуга перевозки, транспортная накладная обязательна. Это так называемый смешанный договор — поставки товара и его доставки.

Разберём на примере:

ООО «Южное солнце» из г.Ростов-на-Дону продаёт товар покупателю ООО «Апрель» в г. Аксае и везёт его самостоятельно на своём транспорте. В договоре доставка товара выделена отдельной строкой. Тогда «Южное солнце» — одновременно отправляет груз и перевозит, а ООО «Апрель» — получает груз.

Второй случай, когда без ТрН не обойтись, — если по договору перевозки груз везёт транспортная компания.

Кто заполняет накладную

Не важно, сам продавец везёт свой товар покупателю или транспортная компания доставляет груз на указанный адрес, в накладной будет три стороны: грузоотправитель, перевозчик и грузополучатель. И каждый участник оформляет и подписывает свою часть — несколько разделов. Просто иногда один участник может представлять сразу две стороны, как у нас в предыдущем примере. Заказчик по договору перевозки будет грузоотправителем в накладной.

Немного изменим наш пример:

По договору с компанией «Южное солнце» ООО «Грузовик-1» доставляет товар покупателю «Апрель» в г. Аксай.

Тогда «Южное солнце» — грузоотправитель, «Грузовик-1» — перевозчик, а «Апрель» — грузополучатель.

Если исполнитель — посредник

Заказчик может заключить договор не напрямую с перевозчиком, а с посредником — экспедитором. Такой договор называется договором транспортной экспедиции. Посредник полностью или частично берёт на себя организацию перевозки: подбирает транспорт, контролирует доставку и документы. Но есть нюансы: экспедитор может принять груз под свою ответственность, тогда грузоотправителем будет он сам. А может не принимать и отправителем груза в этом случае будет заказчик.

Если в нашем примере компания «Южное солнце» заключила договор транспортной экспедиции с посредником ООО «Континент», который принял груз «на себя», грузоотправителем будет — «Континент».

Новым ИП — год Эльбы в подарок

Год онлайн-бухгалтерии на тарифе Премиум для ИП младше 3 месяцев

Попробовать бесплатно

Как заполнить транспортную накладную

Обычно ТрН выписывается в 3 экземплярах — по количеству участников. Каждая сторона заполняет свою часть. Главное требование к оформлению: во все ячейки, кроме отмеченных словами «при необходимости», внесите информацию. В пустых полях проставьте прочерки.

Грузоотправителем может быть продавец, экспедитор или покупатель, в зависимости от того, кто заключил договор перевозки. На каждую поездку оформите ТрН. Если товар на разных участках пути везут разные машины, то придётся выписать несколько накладных, на каждый автомобиль.

Усложним немного наш пример:

ООО «Южное солнце» — продавец. ИП Строителев М.П. – покупатель, находится в Ярославле. Компания «Южное солнце» заключила договор перевозки с транспортной компанией ООО «Грузовик-1» на доставку груза из Ростова-на-Дону до Москвы и оплатила доставку. Из Москвы до Ярославля груз везёт ТК ООО «Грузовик-2». С ней договорился ИП Строителев М.П. – покупатель. Получается, груз доставляют две машины. И накладные выписываются две.

1 часть пути: г. Ростов-на-Дону — г. Москва. Отправитель — ООО «Южное солнце», перевозчик — ООО «Грузовик-1», получатель груза — транспортная компания ООО «Грузовик-2».

2 часть пути: г. Москва — г. Ярославль. На этом участке покупатель ИП Строителев М.П. договорился с перевозчиком «Грузовик-2». Тогда он будет одновременно грузоотправителем и грузополучателем в ТрН.

Грузоотправитель

Если вы отправляете груз, заполните шапку накладной и разделы 1-5, 8, 11-12. А, если везёте товар на своём автомобиле, то и разделы перевозчика: с 6 по 12.

Для юрлица, в разделе 1 «Грузоотправитель» укажите все его реквизиты: наименование, адрес, ИНН и телефон. Физлица вписывают фамилию, имя, отчество, ИНН и номер телефона.Если есть договор транспортной экспедиции и груз передан экспедитору под его ответственность, в разделе 1 укажите его данные и поставьте отметку в окошке «является экспедитором». При этом раздел 1а заполните реквизитами заказчика.

Если посредник не принимал товар во владение, в 1 раздел просто впишите данные заказчика.

Раздел 2 «Грузополучатель» заполните так же, как и раздел 1, только данными получателя. И добавьте ещё и адрес доставки.

В раздел 3 внесите всё, что вам известно о перевозимом грузе. Часть полей заполняется не всегда.

Если есть сопроводительные документы, например, сертификаты, удостоверения, накладные, внесите их в раздел 4.

А пожелания перевозчику укажите в разделе 5. Например, здесь можно написать удобное время доставки или при какой температуре хранить товар.В 8 разделе ставят подписи те, кто сдаёт и принимает груз. Впишите их данные и реальное время погрузки.

Вы можете использовать ТрН не только как перевозочный, но и как первичный документ, чтобы списать транспортные расходы. Для этого придётся заполнить раздел 12 и оформить четвёртый экземпляр накладной. В правой части раздела 12 укажите договор перевозки, данные отправителя груза и представителя организации. А стоимость доставки с учётом налога и без распишет перевозчик.

Перевозчик

Если вы заполняете ТрН за перевозчика, ваш блок с 6 по 12 пункты.

В 6 раздел внесите данные вашей компании или ИП и водителя, а всю информацию об автомобиле — в раздел 7.

После того, как водитель примет груз и подпишет раздел 8, ответственность за товар переходит к перевозчику. При его выдаче водитель расписывается в 10 разделе.

В раздел 12 впишите стоимость услуг, в левой части — реквизиты своей организации, договора и уполномоченных лиц.

Грузополучатель

В присутствии перевозчика получатель заполняет раздел 10: фиксирует точный момент прибытия и выбытия машины, количество мест, массу и состояние груза.

11 раздел — для разных отметок: любая сторона, у которой возникнут претензии, может его заполнить.

Не страшно, если поставите печать, но в общем случае она не планируется.

Статья актуальна на 28.04.2022

Документы грузов

Документы грузов в электронном виде. Удобный и практичный сервис ЭДО.

Электронные документы грузов

Сервис ЭДО для логистики

Подключиться

Какие документы необходимы для перевозки грузов по России

Чтобы отправить партию товара от поставщика покупателю и соблюсти все требования закона, каждому участнику перевозки необходимо оформить пакет документов: товарно-транспортную накладную, путевой лист и другие бумаги. Если перевезти с одного склада на другой нужно продукты питания, алкоголь или животных, экспедитору потребуются дополнительные справки. Разберёмся в том, какими документами подтвердить перевозку груза.

Основные документы на груз

Рассмотрим, какие документы подтверждают перевозку груза в общем случае. Эти бумаги потребуются для доставки и опасных веществ, и скоропортящихся продуктов, и безопасных товаров с длительным сроком годности.

Перевозочные документы грузов

Электронный путевой лист

Заказ-наряд

Транспортная накладная

ЭМД

Транспортная квитанция

Грузовая накладная

Сопроводительная ведомость

Доверенность на получение груза

Маршрутный лист

Акт приёма -передачи

Доверенность на ТМЦ

ЭПД

Разница в ТТН и ТН

Товарно-транспортная накладная

Договор между контрагентами

Если поставщик не доставляет товар самостоятельно, а нанимает перевозчика, потребуется заключить трёхсторонний договор о перевозке груза. Предмет такого договора — перевозка груза за плату. Документ подписывают продавец, покупатель и экспедитор, который отвечает за доставку партии. Чтобы подтвердить перевозочный договор, необходимо составить транспортную или товарно-транспортную накладную.

Товарная накладная и транспортная накладная

Товарная накладная по форме ТОРГ-12 — это первичный документ, в котором указывают данные грузоотправителя и грузополучателя, а также характеристики отправленной партии: наименование товара, количество предметов, вес груза и его стоимость. С помощью формы ТОРГ-12 поставщик может списать партию со склада, а покупатель — оприходовать полученный товар. Товарную накладную нужно оформлять в двух экземплярах: один бланк остаётся у продавца, второй передают покупателю.

Вместе с бланком ТОРГ-12 необходимо использовать транспортную накладную (ТН). Её форма дана в приложении № 4 к постановлению Правительства № 2200. В ТН вносят все сведения о доставке партии: данные продавца, перевозчика и покупателя, реквизиты договора о перевозке, параметры транспорта. Транспортную накладную заполняют в трёх экземплярах: для поставщика, перевозчика и получателя груза. Обычно ТН создаёт грузоотправитель.

Товарно-транспортная накладная (ТТН)

Вместо товарной и транспортной накладных можно применять единую товарно-транспортную накладную по форме 1-Т. В ТТН указаны данные и о проданном товаре, и о его доставке. Таким образом, с помощью этого документа можно подтвердить перевозку груза, списать продукцию со склада и оприходовать товары. Заполнять ТТН нужно в трёх или четырёх экземплярах в зависимости от вида товаров.

Товарно-транспортную накладную необходимо заполнять при перевозке алкогольной продукции.

Путевой лист

В путевой лист вносят данные водителя, информацию о маршруте, времени начала и конца рейса. Медработник ставит в листе отметки о состоянии водителя до и после рейса. Механик указывает результаты техосмотра автомобиля при выезде и при возвращении. Бланки путевых листов для грузовых и легковых автомобилей приведены в приложении к постановлению Госкомстата № 78 .

С 2023 года можно использовать электронные путевые листы. Для оформления перевозочных документов в электронном виде подойдёт сервис 1С-ЭПД. С помощью этого модуля вы сможете заполнять бумаги и отправлять их контрагентам, оставаясь в системе «1С». Сервис также передаст все документы на перевозимый груз в ГИС ЭПД.

Сопроводительная ведомость

Сопроводительную ведомость нужно заполнять, если товар перевозят в специальной таре — транспортном контейнере. Документ необходим, если при погрузке и выгрузке партии контейнер нужно снимать с транспортного средства. Форма этого перевозочного документа дана в приложении № 9 к Правилам перевозок грузов автомобильным транспортом. Заполнять бумажную ведомость нужно в трёх экземплярах.

Акт приёма-передачи

Акт приёма-передачи груза подтверждает то, что получатель принял товар. Грузополучатель должен подготовить этот документ в двух экземплярах: один остаётся в его собственном архиве, второй направляется грузоотправителю. В акте приёма-передачи груза необходимо указать наименование, массу и ценность груза и описать то, в каком состоянии этот груз был доставлен: была ли нарушена упаковка, были ли соблюдены особые условия перевозки.

Доверенность на получение товара или ТМЦ

Если приёмкой груза занимается не сам грузополучатель, а ответственный сотрудник, руководитель компании должен составить на имя работника доверенность. Для доверенности на получение товара или товарно-материальных ценностей можно использовать форму № М-2 или № М-2а. Компания имеет право составить свой бланк доверенности. В этот документ необходимо включить информацию о доверителе и об ответственном сотруднике, а также перечислить полномочия работника, который действует по доверенности.

Договор фрахтования и заказ-наряд

Для доставки груза перевозчики могут арендовать чужой автомобиль. В этом случае компании потребуется заключить с арендодателем договор фрахтования. Перевозчик в этом договоре обозначается как фрахтователь, а владелец авто — как фрахтовщик. Договор фрахтования должен содержать данные обеих сторон сделки, информацию об арендованном транспорте, размере платы за его использование и о длительности перевозки.

В некоторых случаях вместо договора фрахтования можно составить заказ-наряд на предоставление транспортного средства. Заказ-наряд подходит, если транспортная компания не занимается учётом перевозимого груза. С 2023 года договор фрахтования и заказ-наряд можно составлять в электронной форме и отправлять контрагентам с помощью сервиса от оператора ИС ЭПД.

Маршрутный лист

Маршрутный лист нужен для подтверждения расходов, которые водитель понёс в дороге. Например, если в пути сотруднику потребовалось заправить автомобиль, сведения об этом нужно вписать в маршрутный лист. Также с помощью этого бланка можно фиксировать конкретное время прибытия водителя к получателю груза и количество времени, которое потрачено на разгрузку. Перечень реквизитов маршрутного листа не определён однозначно, поэтому форму документа компания может разработать самостоятельно.

Грузовая накладная

Грузовая накладная — это аналог транспортной накладной, которую используют при перевозке груза авиатранспортом. Требования к оформлению грузовой накладной указаны в общих правилах воздушных перевозок, которые утверждены приказом Минтранса № 82. Согласно этим правилам, накладная составляется на основании заявления на перевозку груза и содержит данные о маршруте перевозки и стоимости доставки. Грузовую накладную составляют в трёх экземплярах.

Электронный многоцелевой документ

Электронный многоцелевой документ (ЭМД) обычно используют при авиаперевозках. В ЭМД отражают информацию о взимании сборов и платы, в частности при отказе грузоотправителя или грузополучателя от перевозки или при изменении условий доставки.

Дополнительные документы на перевозимый груз

Рассмотрим, какие документы при перевозке груза требуются только в особых случаях.

Как заполнить транспортную накладную

Новая форма транспортной накладной представлена в приложении № 4 к Постановлению Правительства РФ от 21.12.2020 «Об утверждении правил перевозки грузов автотранспортом». Уменьшилось количество разделов с 17 до 12, поменялись их нумерация и содержание.

Требования к заполнению накладной появились в новом разделе IX Правил. Раньше отдельного порядка не было, а инструкции по заполнению были прописаны в самой форме.

В новой форме обязательно заполняются все разделы, кроме отмеченных как «при необходимости» или «при наличии». Если информации или оснований для заполнения отдельных граф нет, в накладной проставляются прочерки. Рассмотрим на примере Раздела 3 «Груз», в нем обязательно должны быть отражены:

описание груза;
отгрузочное наименование груза;
состояние груза;
способ упаковки;
вид тары;
количество грузовых мест;
маркировка (при отсутствии пишем «Отсутствует»);
плановая масса груза.

Остальные сведения без необходимости можно не прописывать, в том числе объявленную стоимость, по которой раньше такая возможность не предусматривалась. А раздел 4 «Сопроводительные документы» можно совсем не заполнять, он отмечен как «при наличии».

Есть и другие важные изменения:

Раздел 5 «Указания по особым условиям перевозки». Изменили состав: убрали сведения о характеристиках ТС, добавили сведения о маршруте, дате и времени доставки, а также контакты лиц, которые могут назначить переадресовку.
Раздел 6 «Перевозчик». Больше нельзя указывать лиц, которые фактически не перевозили груз, то есть перевозчик не может передать право перевозки другому лицу. У водителей вместо ИНН можно будет указывать дату и номер ВУ.
Раздел 7 «Транспортное средство». Появилось два новых типа владения ТС: совместная собственность супругов и безвозмездное пользование.
Раздел 8 «Прием груза». Нужно будет указывать реквизиты лица, которое грузит товар. Это будет грузоотправитель, если он сам выполнял погрузку, или иное уполномоченное лицо, например экспедитор.
Раздел 12 «Стоимость перевозки груза». Раздел дополнили новыми сведениями. Если заполнить его полностью, накладную можно будет использовать как первичный учетный документ.

С 1 марта 2022 года транспортную накладную можно составлять в электронной форме. Формат электронной транспортной накладной утвержден приказом ФНС от 09.12.2021 № ЕД-7-26/1065. Мы рассказали о новом формате, переходном периоде и порядке подписи документа в статье «Электронные транспортные накладные: что изменится с 1 марта».

Когда нужна транспортная накладная

Транспортная накладная — это документ, которым оформляют автомобильные грузоперевозки по России. В накладной грузоотправитель и перевозчик утверждают условия перевозки. Если заполнить раздел 12, транспортную накладную можно будет использовать как первичный учетный документ — подтверждать ей расходы в бухгалтерском и налоговом учете.

Если транспортной накладной нет, она утрачена или оформлена неправильно, организация может подтвердить расходы другими документами: договором, счетом-фактурой, платежными документами (Постановление Пленума Верховного Суда РФ от 26.06.2018 № 26).

Накладная понадобится, когда продавец доставляет груз покупателю на своем автотранспорте. Исключение — если цена доставки входит в цену товара. Еще накладная нужна, когда продавец или покупатель нанимают для доставки груза стороннюю транспортную компанию.

Покупатели, которые забирают груз самовывозом на своей машине, транспортную накладную не оформляют, так как услугу транспортировки никто не оказывает. Расходы на транспорт и саму перевозку можно будет подтвердить путевым листом, зарплатными ведомостями и другими документами.

Кто оформляет транспортную накладную

Транспортные накладные обычно выписывает организация, которая заказывает перевозку груза (грузоотправитель). Заказчиком может быть продавец, поставщик или сам покупатель. К примеру, если покупатель заказал перевозку в транспортной компании, то он будет грузоотправителем и составит транспортную накладную. С 2021 года в роли грузоотправителя может выступать и экспедитор.

В договоре перевозки стороны могут выбрать, кто будет выписывать накладную. Например, поручить это самому перевозчику.

Сколько экземпляров накладной составлять

Бумажные транспортные накладные составляют в трех экземплярах — по одному для каждого участника перевозки: грузополучателя, грузоотправителя и транспортной компании. Все экземпляры должны быть заверены подписями грузоотправителя и перевозчика.

Если транспортную накладную планируете использовать как первичный учетный документ (заполнить раздел 12), понадобится еще один экземпляр для грузоотправителя (п. 10 Правил).

Транспортная накладная формируется на каждую машину. Если в один автомобиль погрузили несколько партий груза, будет достаточно одной накладной. Но если одну партию распределили на несколько машин — понадобится накладная на каждый автомобиль (п. 12 Правил).

Как заполнить транспортную накладную

Есть несколько общих правил, которых все должны придерживаться при работе с транспортной накладной:

Чтобы накладная служила первичным учетным документом и подтверждала расходы, в ней должен быть заполнен раздел 12 «Стоимость перевозки груза». Кроме того, понадобится четвертый экземпляр оригинала для грузоотправителя. Также должны быть соблюдены требования ч. 2 ст. 9 Закона о бухучете.
Печать на транспортной накладной не нужна, но ее наличие ошибкой не будет.
В строках можно ставить прочерки, если для их заполнения нет информации. Разделы с отметкой «при необходимости» заполнять не обязательно (п. 10 Правил).
Изменение условий перевозки, в том числе переадресовка, не являются ошибками. Они отражаются в Разделе 9 «Переадресовка».

Далее подробно разберем порядок заполнения накладной каждой из сторон.

Как заполнить грузоотправителю

Грузоотправителем может быть продавец, покупатель или экспедитор. Например, если покупатель нанял перевозчика, чтобы самовывозом забрать товар со склада продавца, то покупатель будет и грузоотправителем, и грузополучателем.

Грузоотправитель заполняет шапку накладной: дату, номер документа, номер экземпляра (документ составляется в количестве трех-четырех штук, каждый экземпляр имеет свой номер), дату и номер заявки. Дополнительно он оформляет разделы 1–5, 8, 11 и 12. Если нужно, заполняется раздел 6 «Перевозчик».

Раздел 1 «Грузоотправитель». Укажите ФИО физлица или наименование организации, ИНН, адрес, телефон. При наличии договора транспортной экспедиции в качестве грузоотправителя указывается:

Экспедитор, если он принял груз во владение. Одновременно проставляется отметка «Является экспедитором».
Заказчик услуг по перевозке (грузовладелец), если экспедитор не принимал груз во владение, в том числе если заказчик перевозки сам погрузил товар.

Если грузоотправителем выступает экспедитор, то заполняется Раздел 1а.

Раздел 2 «Грузополучатель». Заполните аналогично первому разделу, но данными получателя груза. Дополнительно укажите адрес доставки.

Раздел 3 «Груз». Его заполняет лицо, погрузившее груз в транспорт. Этот раздел достаточно объемный, он включает данные о перевозимом грузе по пяти пунктам: отгрузочное наименование, количество грузовых мест, маркировка, тара и упаковка, масса и габариты, перечень опасных веществ — заполняйте на провоз опасного груза. Если данных для заполнения нет, можно поставить прочерк.

Объявленную ценность теперь разрешено не указывать. При необходимости ее можно взять из товарной накладной или УПД. Она не должна превышать действительную стоимость груза. В ряде случаев ее нельзя указывать (п. 78 Правил перевозок грузов автомобильным транспортом).

Контур.Маркет распознает товары в скане накладной и сопоставит с вашим каталогом

Раздел 4 «Сопроводительные документы на груз» (при наличии). В этом разделе надо привести реквизиты прилагаемых к накладной документов. Сюда входят сертификаты, паспорта, удостоверения на груз, документы на отгрузку, сопроводительные ведомости, документы, предусмотренные ДОПОГ, санитарными, таможенными, карантинными нормами и пр. При их наличии у налоговой будет меньше причин сомневаться в сделке. Раздел можно не заполнять.

Раздел 5 «Указания грузоотправителя по особым условиям перевозки». В этом разделе нужно прописать указания, которые транспортная компания должна соблюдать во время перевозки груза: температурный режим, данные о пломбах, санитарные и карантинные требования и пр. В разделе должны быть указаны контакты лиц, по указанию которых может произойти переадресовка.

При необходимости указывается маршрут перевозки, дата и время доставки груза.

Раздел 8 «Прием груза». Впишите данные лица, осуществляющего погрузку, и наименование (ИНН) владельца пункта погрузки, адрес места погрузки. При погрузке указываются уже фактические дата и время прибытия и отбытия машины, описывается состояние груза, его масса, количество занятых мест. Раздел должен быть заверен подписями лица, у которого забирают груз, водителя и грузоотправителя (при необходимости).

Раздел 11 «Отметки грузоотправителей, грузополучателей, перевозчиков». Если вы составляли акты о нарушениях или претензии к перевозчику или грузополучателю, внесите сведения о них. Случаи, когда нужен акт, перечислены в п. 81 Правил.

Раздел 12 «Стоимость перевозки груза». Заполняйте, если транспортную накладную планируете использовать как первичный учетный документ. Грузоотправитель указывает сведения о должностном лице, которое подписывает накладную, ставит его подпись, прописывает реквизиты договора перевозки.

Как заполнить перевозчику

При погрузке водитель перевозчика ставит свою подпись в разделе 8 «Прием груза», а при разгрузке — в разделе 10 «Выдача груза». Перевозчик заполняет разделы 6–12 транспортной накладной.

Раздел 6 «Перевозчик». Если этот раздел не заполнил грузоотправитель, его заполняет грузоперевозчик. Укажите сведения о себе и реквизиты водителя: Ф. И. О., ИНН, водительское удостоверение, телефон.

Раздел 7 «Транспортное средство». Перевозчик указывает сведения об автомобиле, на котором повезут груз: тип, марку, грузоподъемность, вместимость, регномер. Дополнительно надо выбрать тип владения: собственность, совместная собственность супругов, лизинг, аренда или безвозмездное пользование.

Если транспорт не соответствует требованиям грузоотправителя, заявленным в разделе 5, то он может отказаться от погрузки (п. 31 Правил, утв. постановлением Правительства от 21.12.2020 № 2200).

Раздел 8 «Прием груза». Этот раздел заполняет грузоотправитель, а водитель перевозчика ставит свою подпись и указывает Ф. И. О. С этого момента груз считается вверенным перевозчику.

Если нужно, водитель может указать в специальной строке свои замечания о состоянии груза, тары, упаковки, датах прибытия и убытия.

Раздел 9 «Переадресовка» водитель заполняет, если получил указания о переадресовке груза от уполномоченного лица (раздел 5 накладной).

Раздел 10 «Выдача груза». Как и в разделе 8, водитель ставит свою подпись с расшифровкой, а также может оставить замечания по разгрузке. Другие сведения обычно заполняет грузополучатель.

Раздел 12 «Стоимость перевозки груза». В этом разделе перевозчик прописывает стоимость услуг по перевозке без НДС, ставку налога, сумму налога, предъявленную покупателю, и общую стоимость услуг перевозки. Также он указывает свои реквизиты и реквизиты договора перевозки.

Важно! Транспортная накладная подтверждает расходы на перевозку, если в ней есть все необходимые реквизиты и правильно заполнен раздел 12. Если нет раздела 12, к транспортной накладной должен прилагаться другой первичный документ, который определяет цену перевозки. Например, универсальный передаточный документ.

Как заполнить грузополучателю

Грузополучатель должен заполнить раздел 10 «Выдача груза» в присутствии перевозчика. Он указывает:

фактические дату и время приезда автомобиля на разгрузку, а также дату и время выбытия;
описание состояния груза, тары, упаковки, пломб, маркировки;
массу груза (определяется тем же способом, что и при сдаче груза отправителем);
количество грузовых мест.

Состояние груза, его массу и количество занятых мест можно не проверять, если все приехало на исправном закрытом транспортном средстве, в контейнере и с пломбами. При повреждении или отсутствии пломб проверка обязательна, как и при нарушении сроков доставки скоропортящихся грузов (п. 9 ст. 15 Закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ).

Приемку груза подтверждает представитель получателя, он ставит свою подпись, ФИО и должность.

Раздел 11 «Отметки грузоотправителей, грузополучателей, перевозчиков». Его может заполнить любая из сторон, если у нее есть претензии: найдены нарушения условий провоза груза, его порча, повреждение упаковки и т.д.

Скачать бланк транспортной накладной 2022
Скачать образец заполнения транспортной накладной 2022

Как исправить ошибку в транспортной накладной

Если в накладной допустили ошибку, её разрешено исправить прямо в бумажном документе. Алгоритм следующий:

Неверную запись зачеркивают одной чертой, чтобы она оставалась читаемой.
Вносят правильную запись.
Делают пометку «исправлено» и отмечают дату корректировки.
Заверяют правку подписью с расшифровкой.

На накладной какой формы водитель ставит отметку о приеме рпо