Как прошить конверт с секретными документами схема

Как прошивать документы

Если организация работает с огромным количеством документов, а их сохранность имеет большое значение, то для простого хранения нужно каким-то образом систематизировать документы. В этом случае полезной будет прошивка документации. После скрепления бумаг можно быть уверенным, что никакой документ не потеряется. Рассмотрим, какие документы подшиваются и для чего это происходит.

Для чего сшивать документы нитками

Прошивка документов требуется Законом, и это не одна причина, по которой следует прошнуровать документацию. Постановление Правительства №439 включает руководство, как сшивать документы по стандартам ГОСТ.

Помимо этого, сшивание документации требуется для ее правильной передачи в какое либо учреждение, чтобы в последующем не возникало вопросов о недостаче каких-то листков. Также для всех учреждений действует единое правило, что при передаче не одного листа подшить документацию придется обязательно. Иногда нужно делать сшитие документов в банке сотрудницам соответственных отделов и писать на них номер отдела, также документация прошивается в суде и вставляется в файл.

Как прошить документы

Теперь встает вопрос о том, как правильно это делать. Некоторые сотрудники начинают паниковать и думают, что прошивка имеет очень строгие правила, что скрепляющий листок обязательно должен быть подписан печатными буквами, нить только с нейлона и т. д.

Однако, четких указаний по поводу того, каким образом следует подшивать документацию не существует. Главное, что должно быть соблюдено – это не потерять нужные бумаги к прошивке, ведь их сохранность и является основной задачей скрепления документации. А иногда случается, что третьи лица с целью мошенничества или скрытия информации могут подменить листы в папке, или вовсе их выложить.

Чтобы проверить, что отсутствующих бумаг нет, все прошитые листки должны быть пронумерованы. С обратной стороны сшитой документации приклеивают небольшой лист бумаги, где проставляется печать организации. С целью безопасности существует требование, чтобы штамп выходил за рамки наклеенной бумаги.

На приклеенной бумаге делается соответствующая запись: прошито, пронумеровано (однако количество страниц пишутся прописью и числами), прошнуровано, скреплено печатью. Заверяет документацию руководитель или сотрудник, который подготовил документы для сшивания.

Образец оформления прошитой документации

Peгулиpoвaниe пpoшивки дoкумeнтoв в дeлoпpoизвoдcтвe

Согласно требованиям Минюста России систематизация документации необходима для того, чтобы весь пакет бумаг был в порядке, по стандартам сдан в архив и т. д. На данный момент практически в каждой компании есть большое количество бумаг. Для правильного сохранения документов их передают в архив, откуда по заявлению можно получить архивированные листы, используемые бумаги в работе остаются в открытом доступе для сотрудников.

Важно! Необходимо знать, какие документы сшиваются, и на основании каких законных актов происходит данный процесс.

Дoкумeнты, пoдлeжaщиe пpoшивкe

Каждый сотрудник фирмы, который имеет дело с большим количеством документации, должен понимать, что не вся она подлежит сшиванию. Документ необходимо сброшюровать, если он состоит не менее, чем с двух листов.

Работники кадрового отдела прошивают следующие оригиналы:

• утвержденные штаты;
• состав личного и общего приказа.

Бухгалтера должны сшивать:

• задаточные отчеты;
• накладные;
• счет-фактуры;
• технические паспорта;
• книги доходов;
• ведомость по оборотам и остатков на счету;
• акты проведения работ;
• если зарплата наличными в кассе предприятия – ведомости на з/п.

Обратите внимание! Как прошивать документы должны знать работники, которые имеют дело с юридическими лицами, однако в данном случае документы – копии, поэтому печать не обязательно ставится. Если сказать в общем, то практически все компании имеют дело с прошивкой документов, различие только в процессе выполнения работы.

Hopмaтивныe aкты, peгулиpующиe пpoшивaниe дoкумeнтoв

На законодательном уровне не определены стандарты прошивки документации каждыми структурами фирмы, но при этом существуют общие правила сшивки листов. Приказ Росархива «Делопроизводство и архивное дело» №76, приказ Минкультуры №536 имеют рекомендации того, каким образом происходит скрепление документов, стандартная инструкция по делопроизводству.

Постановление Правительства РФ №439 имеет общую теорию, для чего это нужно, и каким образом это происходит, однако закон РФ «Об архивном деле» описывает только обязанность всех организаций сохранять документацию, но в законе, каким образом следует это производить не указано. Приказ № 02 – 213 «По делопроизводству в ЦБ» также описывает стандарты хранения документов в архиве во всех банках. Как прошить устав для налоговой, диктует условия налоговая инспекция. Налоговая служба также контролирует сохранность документов для физических лиц, занимающихся предпринимательской деятельностью.

Вариант скрепления документов по ГОСТу

Методика подготовки конфиденциальных документов к прошивке

Перед тем, как сшить документы их нужно пропустить через некоторые подготовительные к прошивке этапы. Правильный процесс прошивки регулируется Приказом от Росархива №76. Сначала листы надо пронумеровать, это предотвратит от вероятной утери листа или сокрытия информации. Листы нумеруются все, кроме страницы описи. Если при прошивке есть конверт, то вначале идет нумерация конверта, а после вложенных в него документов.

Чистые листки не вкладываются в прошивку – их уничтожают. Если вложены какие-либо картинки, диаграммы и т. д., то номер проставляется с обратной стороны вверху слева. Если вложен лист большого формата, то с правой стороны в верхнем углу ставится номер по очереди листа. Заверяет надпись ответственный сотрудник, указывает свою должность, подпись, дату формирования, количество листов.

Прошитая документация должна иметь опись, на которой не проставляется порядковый номер. На описи должна быть указана такая информация:

• название документа, дата;
• перечень всех подшитых документов, их количество, подпись руководителя.

Пройдя первый этап, можно приступать к главному этапу прошивки.

Пошаговая инструкция прошивки документов

Разберем, как правильно прошить документы нитками пошаговую инструкцию. Изначально нужно понимать, что прошивка документов предусматривает прошивку в две, три дырки, и даже в четыре и пять. Ознакомимся с каждым вариантом подробнее.

В две дырки

Документы, которые не имеют большой важности, сшиваются одним из самых простых вариантов – в две дырки. Но даже при таком простом способе многие сотрудники задаются вопросом, как прошить документы правильно. Чтобы не напутать, можно придерживаться следующих правил:

• перед тем, как дыроколить листы, их нужно поровнять. Чтобы сделать два отверстия можно использовать дырокол или обычную иглу;
• затем нужно нитку (желательно использовать прочную) пропустить через два отверстия таким образом, чтобы ее концы встретились с тыльной стороны;
• нитки нужно связать. На узел наклеивается прочная бумага, зачастую в виде треугольника. На наклеенной бумаге ставится печать.

Это один из самых простых способов прошивки документации. Остальные варианты встречаются чаще, но по выполнению сложнее.

Обратите внимание! Склеивают узел для того, чтобы не произошла потеря листов. Также прописывается количество листов, данные специалиста, который осуществлял процедуру. Для тех документов, у которых срок давности больше 10 лет рекомендуется использовать для склеивания узла папиросную бумагу.

В три дырки

Используется методика прошивки такая же, как и при двух дырках, однако прокол делается на три дырки. Расстояние между отверстиями не должно быть больше 3-х см:

• с другой стороны необходимо провести нитку, но через среднее отверстие. То есть конец должен быть с начального листа, следует оставлять примерно 7 см в запасе;
• затем следует с лица просунуть нитку и иглу, направив в нижнее отверстие с другой стороны документа;
• после этого следует снова нитку провести через среднее отверстие, образовывая, таким образом, прошитые два узелка;
• теперь надо отрезать нитку и сохранить 7 см, как при первом обороте нитки. Кончики следует связать между собой.

Для сохранности документов ответственный сотрудник клеит листок прямоугольной формы, на нем надо написать имя сотрудника, подпись, а также число прошитых листов.

В четыре дырки

Необходимо сделать четыре дырки, расстояние между которыми должно составлять 1,5 см. Дальше надо вставить нитку во второе отверстие с тыльной стороны, протянуть ее в первое отверстие, затем провести через второе, третье и четвертое отверстие.

Образец прошивки в 4 дырки

В пять дырок

Зачастую прошив в пять отверстий используют в бухгалтерских отчетах, потому как комплект такой документации достигает гораздо большей толщины по сравнению с остальной. Между пятью дырками расстояние должно составлять до 5 см. В данной схеме можно также использовать сшиватель документов или пресс со сверлами. Чтобы в таком случае листы не были повреждены, следует использовать картонки, как обложки.

Как пошагово прошить документ в 5 дырок:

• в среднее отверстие нужно просунуть нитку, оставляя 10 см. Затем нитка проходит через второе отверстие сверху;
• с тыльной стороны нитка выходит в первое отверстие, а после входит снова во второе отверстие. Сделав это – один край готов;
• с тыльной стороны в среднюю дырку снова вставляется нитка и выводится через четвертую;
• теперь снова нитка надо просунуть в самое нижнее отверстие и с лицевой стороны направить в четвертую дырку;
• таким образом, с тыльной стороны получается два кусочка нитки, которые необходимо между собой соединить.

Как прошить конверт с секретными документами

Секретная документация при передаче должна сохраняться в светонепроницаемых пакетах. На секретном пакете прописывается, что его нужно отдать лично в руки, либо указано, что это секретная информация.

Такие документы сшиваются крест-накрест.

Kaк зaвepить пpoшитыe дoкумeнты

Заверить документацию обязан ответственный сотрудник, без этого не получится отдать документацию на проверку либо отправить на сохранение. При этом нельзя допускать ошибки, ведь при проверке может появиться много проблем. Поэтому лучше не упускать данный момент.

Важно! Сотрудник, который подписывает документацию, берет на себя всю ответственность за ее подачу и содержание. Ответственность можно переложить на другого сотрудника, но только при наличии отдельного приказа.

В целом прошивка документации является хорошей защитой ценных бумаг и подтверждает, что все подшитые документы подлинные. Разобравшись, как правильно нумеровать документы при подшивке и как происходит данный процесс, можно не переживать за возврат документов и необходимость их повторной систематизации.

Инструкция по подшивке документов

Подшивку документации используют для систематизации значительных объемов бумаг в офисе, архиве. Она практикуется в делопроизводстве. Сам процесс систематизации считается важным организационным моментом, поэтому ответственное лицо должно знать, как прошить документы нитками. Сложностей в скреплении бумаг нет, но прошнуровывать документы нужно правильно.

Неправильная подшивка опасна такими последствиями:

1. Документация не будет принята на хранение в гос. органы, архив.
2. Отказ от сотрудничества с вашей компанией.
3. Подмена официальных документов.

Какую документацию нужно прошивать

Прошивку проводят с целью предупреждения потери файлов, замены листов. Проведенная работа способствует защите от подделок, легкому хранению целостности документации, систематизации бумаг. Обычно скрепляют лишь многостраничные дела, которые стоит передать в соответствующие органы.

Сшивать следует нижеперечисленные дела:

• Архивные.
• Бухгалтерские.
• Корреспонденция.
• Копии, переводы, которые были нотариально удостоверенные.
• Штатное расписание.
• Кадровые приказы.
• Бумаги, подлежащие проверке.

Прежде, чем сшить документы, проследите, чтобы среди других файлов не оставались те, которые могут потребовать налоговая при проверке или ФНС (для отчета).

Как правильно прошить документы по ГОСТ

Прошивка документов не осуществляется по единому регламенту. В ГОСТ Р 7.0.8. — 2013 «Делопроизводство и архивное дело» указаны общие требования. Описание процедуры отсутствует.

Рассматриваемый процесс регулируется рекомендациями Росархива. Пункт 3.5.3 отмечает, что при оформлении документов предусматривается их подшивка, переплет.

Чтобы прошить документацию правильно, стоит придерживаться отраслевых нормативных актов, в которых описаны правила, по которым прошивают официальные документы. Представляем перечень этих нормативных актов:

• Методические разъяснения по порядку заполнения отдельных форм.
• Типовая инструкция по делопроизводству.
• Инструкции по документированию Центробанка России.

Необходимые инструменты

При прошивке бумаг понадобятся специальные канцтовары (канцелярский клей, ножницы, игла, дырокол, нитки).

Сшивать документацию можно несколькими способами (зависит от толщины дела):

• Скрепление нитью. Можно использовать при скреплении незначительного объема листов. Используют дырокол, иглу, шило. Нитка закрепляется посредством наклейки с заверительной надписью.
• Использование переплетной машинки. Эти варианты оборудования используют в типографии.
• Применение шуруповерта, плотной веревки, тесьмы.

Прошивка документов

Прежде, чем начать прошивание нужных деловых бумаг, их нужно подготовить. Для этого следует выполнить по порядку такие действия:

1. Удаление скрепок, скоб.
2. Сортировка листов по дате, проставляются номера на листах.
3. Подготовка обложки.
4. Проверка нумерации на листах, размещение бумаг в ровные стопки.

Прошивать документацию можно в несколько проколов (2, 3, 4). Рассмотрим каждый из указанных вариантов подробнее.

Два прокола

Для сшивания бумаг в 2 дырки понадобятся такие инструменты: нитка, дырокол. Также можно воспользоваться толстой иглой. Протыкать отверстие следует вдоль левого края. При этом от края делают отступ на 1 см.

Через выполненные проколы продеваем нить, формируя петлю между отверстиями. Ее края завязывайте узлом, затем сложите вместе, приклейте к тыльной стороне листа пломбой (кусок прямоугольной бумаги белого цвета, размер пломбы 8х5 см.). Делайте надпись на файле: «Пронумеровано и прошнуровано ___ листов». Также указываются инициалы, фамилия ответственного лица, ставится его роспись, указывается дата.

Три прокола

Подготовка стопки бумаг проводится точно таким же образом, как и для подшивания в два прокола (листы слаживают, выравнивают). Затем выполняются три прокола, расположенные по одной прямой. Чтобы продеть нитку в сформированные отверстия, используйте иглу с большим ушком. Концы следует оставлять с тыльной стороны документа. Их обязательно связывают узелком, подравнивают, фиксируют посредством бумажной пломбы.

Четыре прокола

Подготовка документации, как всегда предшествует процессу прокалывания отверстий. В сложенных в стопку листах выполняют четыре отверстия. Между ними следует соблюдать расстояние в 1,5–2 сантиметра.

Нить вводят в третье отверстие с задней стороны, а затем ведут по лицевой части в четвертую дырку. После этого нить направляется снова в третье отверстие (с обратной стороны), выходит на лицевую часть листа и направляется во второе отверстие. Выходит нить с тыльной стороны второй дырки, а уходит в первое отверстие с лица листа. Потом она проходит на тыльную сторону документации со второй дырки. Концы веревки завязывают узелком, пломбируют.

Как прошить документы

Чем можно руководствоваться при прошивке документов? На сколько отверстий должен прошиваться документ? И какое расстояние должно быть между ними?

Вера Иритикова

профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ

Прошивка многостраничного документа как способ скрепления листов с целью обеспечения его целостности зависит от целей применения такого документа.

В общем делопроизводстве руководствуются опытом лучших практик.

Если необходимо прошить один многостраничный документ или удостоверить копию многостраничного документа, то листы достаточно прошить на 2 прокола (это самый простой вариант). От середины листа бумаги отмечаем вверх и вниз по 40 мм точки для проколов с учетом размеров полей (левое – 20 или 35 мм), расстояние между верхним и нижним проколом должно быть 80 мм. Нить из натуральных материалов (лен, хлопок) вводится в проколы как показано на Схеме 1.

Концы нити связываются на обороте последнего листа, далее место узла и шире закрывается отдельным листом бумаги небольшого формата, на котором оформляется отметка об удостоверении, например, сшива копии (Пример 1) или удостоверительная надпись с указанием номера экземпляра и количества листов документа с ограничением доступа. В отметке используется типовая фраза «Прошито и пронумеровано. », указывается цифрами и прописью количество листов. При необходимости подпись лица, удостоверившего сшив, дополнительно удостоверяется специальной печатью организации.

Хотя для данных целей можно использовать и более сложный вариант сшива – на 3 прокола.

Сшив на 3 прокола еще применяют, когда хотят прошить несколько документов и сохранить их как первичный комплекс, досье в состоянии текущего оперативного хранения как отдельный сшив (например, так обычно делает бухгалтерия в процессе работы с бухгалтерскими документами дня). С учетом размеров полей первый прокол делается в середине стопки листов, а 2 других – на расстоянии 40 мм от центрального прокола. Порядок движения нити показан на Схеме 2. Концы натуральной нити потом выводятся через срединный прокол, охватывают нить, стягиваются и связываются в узел.

Не каждый сшив удостоверяется – зависит от того, с какой целью он делается.

Схема 1. Порядок движения иглы с нитью при прошивке стопки листов на 2 прокола

Схема 2. Порядок движения иглы с нитью при прошивке стопки листов на 3 прокола

Как сшивать документы?

Прошивка — удобный способ систематизировать большое количество документов. Применяется как в текущем делопроизводстве, так и в случае отправки документации в архив. Процесс кажется простым, однако на деле часто выясняется, что малейшая ошибка или неточность в его организации вызывают неприятные последствия. Например, если бумаги сшиты неправильно, архив или надзорные органы могут их не принять. Плохая систематизация иногда становится причиной отказа в партнерстве, а также подмены важных документов. Рассказываем в своей статье, как сшивать документы по ГОСТу, чтобы избежать негативных последствий.

Какие документы нужно сшивать?

Прошивка помогает избежать потери документов. Особенно когда это многостраничные фолианты. Если все выполнено правильно, листы надежно зафиксированы. Подменить или достать документы будет непросто. К тому же прошитые дела занимают меньше места.

Однако сшивать требуется не все бумаги. Только многостраничные документы, которые вы собираетесь передавать в контролирующие, регистрационные органы. Еще сюда попадают тендеры, дела, отправляющиеся в архив.

Принято скреплять по правилам следующие группы документов:

• бухгалтерские;
• архивные;
• кадровые;
• нотариальные;
• корреспонденция;
• для проверки.

Для справки! Документы, которые обычно запрашивает налоговая служба, не подшиваются, чтобы не затруднять инспекторам работу. Но вы можете действовать двумя способами. Первый — не сшивать документы, а при запросе сканировать и заверять копии. Второй — подшивать, но заранее создавать электронные копии.

Какие требования ГОСТ нужно соблюдать?

Сегодня не существует единого формата, который бы регламентировал прошивку документов. Поэтому в каждом конкретном случае нужно проверять наличие соответствующего регламента.

Приходится брать информацию из разных источников:

• Методические указания есть в ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Делопроизводство и архивное дело», но подробности самой процедуры не уточняются.
• Отраслевые нормативные акты включают в себя инструкции ЦБ РФ, рекомендации Росархива (приказ №76 от 23.12.2009), типовые инструкции по делопроизводству, методические разъяснения по особенностям заполнения форм.

Если сшитые папки передаются в налоговую или архив, дело упрощается, так как у этих организаций есть собственный регламент. В других случаях приходится руководствоваться разными рекомендациями, что усложняет процесс.

1. Сшиваем документы для ФНС

Чтобы было понятнее, как сшить документы нитками, возьмем для примера регламент налоговой инстанции. Требования указаны в приказе от 25.01.2012 № ММВ-7-6/25, в разделе «Общие требования к оформлению представляемых документов».

Кроме соблюдения основных условий, нужно обратить внимание и на дополнительные:

• не более 150 страниц в одной подшивке;
• заверение лицом, ответственным за делопроизводство;
• документы без прошивки заверяются постранично;
• для скрепления делается 2–4 дырки.

Какие инструменты пригодятся?

Комплект инструментов зависит от двух факторов: размера организации, количество листов в подшивке.

Обычно компании используют следующий комплект:

• иголка;
• шило;
• дырокол;
• нитки, тесьма или шпагат;
• ножницы;
• клей;
• бумажные пломбы.

Если организация крупная и способна позволить себе профессиональное оборудование, приобретается брошюровщик.

1. Аппарат для прошивки

Автоматизированное оборудование облегчает и ускоряет процесс. Оно собирает большое количество листов под одну обложку на пружину из металла, пластика.

При подаче тендерной документации часто используют термобиндеры — те же брошюровщики, но для фиксации на клей. Такой формат актуален для папок на 80–100 листов и больше.

Еще могут использоваться брошюровочно-переплетные станки, которые осуществляют фиксацию традиционным методом — иглой и нитью. Подходящий вариант для официальных бумаг. Если пластиковые пружины легко расшить, то классическую прошивку — нет.

Обычные нитки не применяются, так как они тонкие и хрупкие. Вместо этого берется банковский шпагат, лавсановые ленты, специальные нитки. В крайних случаях их заменяют суровой нитью. Если применяется х/б нитка, она складывается в несколько слоев.

Материалы часто маркируются «ЛШ». Например, лавсановая лента ЛШ-210. Это значит, что перед нами лавсановая лента для прошивки с плотностью 210 текс. Она стойко переносит воздействие кислоты, растворителей, слабой щелочи, плесени, влажности, перепадов температур.

Когда прошивка закончена, нить закрепляется специальной наклейкой или пломбой. Здесь отмечается, сколько листов в подшивке, а ее наличие служит заменой официальной печати.

Однако наклейка должна соответствовать ряду требований:

• быть прямоугольной, размер 6×4 или 5×8 см;
• быть достаточно большой, чтобы спрятать узел;
• разместить надпись «пронумеровано, прошнуровано, скреплено печатью Х листов»;
• содержать место для информации об ответственной персоне: ФИО, подписи, даты подписания;
• пропечатываться так, чтобы частично задевать папку.

1. Несколько правил прошивки

Когда все инструменты готовы, делается следующее:

• собрать бумаги, развернуть нужной стороной;
• разложить по датам;
• проставить номера — только на листах, но не на страницах;
• разбить папку на тома с уникальной нумерацией, если в ней более 250 листов;
• опись не имеет номера;
• применяются арабские цифры, которые ставятся в правом верхнем углу, соблюдая достаточный отступ от текста;
• ошибка исправляется так — число зачеркивается, рядом ставится правильное, подпись с указанием даты исправления;
• литерная нумерация допускается, когда нужно добавить в папку документ уже после завершения основной нумерации;
• лист большого формата нумеруется в правом верхнем углу, затем сворачивается до формата А4, сшивается по левому краю;
• чтобы подключить переписку в конвертах, сначала номер проставляется на конверте, а затем — на содержимом;
• приложения к делам оформляются как отдельные тома, имеют собственную нумерацию;
• убираются скобы и зажимы;
• материалы аккуратно складываются, чтобы при хранении не мялись, а папка выглядела аккуратно;
• заранее подготавливается обложка — стандартные размеры составляют 229×324 мм.

Инструкции, которые вам пригодятся

Количество дырок в документах может варьироваться от 2 до 5 штук. Все зависит от объема документов в подшивке, типа документов, требований принимающей стороны. Если бумаг немного, достаточно двух-трех проколов. Для повышенной защиты рекомендуется сшивать на четыре-пять дырок. Разбираемся, как правильно прошить документы по новым стандартам со схемами: в две, три дырки и более.

Простейшая процедура, с которой сложностей не возникает. Отверстия проделываются иглой или дыроколом. Документы прокалываются с левой стороны, отступ от края составляет 1–2 см. Нить продевается так, чтобы образовалась плотная петля. Концы завязываются узлом, складываются, а сверху располагается наклейка. На листе записывается, сколько бумаг пронумеровано и прошнуровано. Затем ответственное лицо вписывает число документов, ставит ФИО, роспись с указанием даты процедуры.

Сначала нужно отметить места будущих проколов. Если другое не предусматривается, они делаются в центре левого края папки на расстоянии трех-пяти сантиметров между собой.

Иголка вводится в средний прокол сзади, выводится на внешнюю сторону папки и протягивается через нижнее отверстие. Затем иголка направляется в верхнее отверстие, выводится на лицевую сторону и проходит через средний прокол на тыльную сторону папки. Там нити обрезаются, оставляются хвосты, ставится пломба.

Если папка довольно толстая, а степень защиты нужна повыше, используется схема в четыре отверстия. Расстояние между ними стандартное — от 3 до 5 см. От верхнего и нижнего края обычно нужно отступить по два сантиметра.

Иголка вводится в одно из средних отверстий с тыльной стороны на лицевую. Затем пропускается в нижнее отверстие, выводится через него на тыльную сторону, а затем в соседний прокол — на лицевую. По аналогии она пропускается через все четыре отверстия.

Кассовые бухгалтерские бумаги и некоторые другие разрешается соединять на уголок. Это значит, что листы складываются стопкой, а левый угол сгибается назад. В месте загиба проделывается два отверстия, через которые нитка пропускается по принципу «2 прокола». Концы фиксируются бумажной пломбой, которая заверяется по всем правилам.

1. Папка с документами

Иногда объем документации настолько велик, что обойтись стандартным дыроколом, шилом или иголкой не получится. Потребуется самый настоящий шуруповерт со шпагатом или профессиональная техника. Такие многостраничные документы должны содержать до 250 листов, а упаковываться в твердую папку. Сборка ведется на пружину из пластика или металла.

Кроме этого, нужно знать еще некоторые важные моменты.

Существует три разновидности обложек:

• стандартная — для листов А4, 229×324 мм;
• нестандартная — изготавливается вручную;
• для длительного хранения — из бескислотного картона.

Для передачи материалов в контролирующие и регистрирующие органы достаточно будет простой картонной папки. Если речь идет об архиве компании, целесообразно выбирать плотный картон или пластик. А для длительного хранения — бескислотный материал.

Обложка содержит информацию:

• название организации, структурного подразделения с индексом (если имеется);
• дата создания прошивки с указанием дат крайних документов;
• индекс, заголовок, сроки хранения;
• номер тома или части;
• число материалов.

1. Опись

Составляется в свободной форме, потому что шаблон отсутствует. Должна содержать название документа, дату составления, перечисление материалов из подшивки, указанием количества. Обязательно проставляется ФИО, должность, подпись ответственной персоны. Не нумеруется. Может подшиваться в папку или приклеиваться к обложке.

1. Заверительная надпись

Содержит данные о количестве материалов, дате прошивки, ответственном лице. Для налоговой размеры пломбы составляют 3×5 см, для архивного хранения — 5×6 см.

Мы рассказали, как прошивать документы и почему это делать необходимо. Первая причина — исполнение требований, которые организации предъявляют при получении материалов. Вторая — сохранность самих документов и риски подмены важной информации. Чтобы этого не произошло, процесс должен осуществляться правильно.

• убедитесь, что все материалы на месте;
• проверьте, чтобы все листы были подписаны, отмечены печатью;
• удалите булавки, скрепки;
• сложите листы в хронологическом порядке и пересчитайте;
• проставьте номера по указанным правилам;
• опишите содержание папки и подготовьте обложку;
• сшейте материалы;
• используйте бумажную пломбу с заверением;
• проставьте печать.

Если вы четко придерживаетесь перечисленных правил, проблем с представлением материалов в проверяющие органы или хранением в архиве не будет никогда.